گاهی نیاز است کوچ ها فایل صوتی از جلسات کوچینگ خود تهیه نموده و آن را برای بررسی معیارهای صلاحیت کوچینگ ارائه نمایند. به عنوان مثال افرادی که می خواهند برای اعتبارنامه های ICF اقدام نمایند، در بسیاری از مسیرها لازم است فایل جلسات کوچینگ خود را برای آزمون عملکردی ICF ارسال نمایند تا در صورت قبولی اعتبارنامه آن ها از سوی ICF صادر شود. همچنین در حین آموزش گاها نیاز است افراد جلسات کوچینگ خود را ضبط نموده و برای منتور خود جهت اخذ بازخورد ارسال نمایند. مقاله زیر به نکات کلیدی برای آماداه سازی فایل صوتی جلسات کوچینگ با تمرکز ویژه بر آزمون عملکردی سطح MCC تهیه شده است.
در اینجا به یازده عدد از بهترین توصیه ها برای ضبط جلسات کوچینگ اشاره کرده ایم تا بتوانید بهترین موقعیت را برای خود ایجاد کنید.
1- محرمانگی جلسات را حفظ کنید.
از آنجاکه در مقاطع زیادی مانند گذراندن جلسات منتورینگ و یا ارزیابی عملکرد کوچ از سوی ICF کوچ می بایست اقدام به ضبط صدای مراجع خود نماید، ممکن است این سوال مطرح شود که محرمانگی اطلاعات مراجع چه می شود. از آنجا که حفظ محرمانگی در جلسات کوچینگ ضروریست، قبل از ضبط جلسه حتما موضوع و هدف آن را با مراجع خود در میان بگذارید. همچنین لازم است در ابتدای جلسه به این موضوع اشاره کنید. همچین برای حفظ بیشتر محرمانگی، اسم مراجع را در طول جلسه صدا نکنید و این موضوع را به وی در ابتدای جلسه گوشزد کنید تا خدشه ای به روابط حرفه ای شما وارد نکند.
به عنوان یک توصیه شما می توانید با یک گفته جلسه کوچینگ را شروع کنید. مثلا: "ممنون که اجازه دادید که برای منتورینگ و یا کسب اعتبارنامه از ICF این جلسه را ضبط کنم. اگر اجازه دهید برای حفظ محرمانگی اسم شما را در طول جلسه خطاب نکنم." این جمله ارزیابان را در جریان می گذارد که مراجعین از ضبط آگاه هستند و شما صراحتا از آنها اجازه گرفته اید. همچنین بر اصول حفظ محرمانگی تاکید دارید. از سوی دیگر با قرار دادن این جمله در فایل صوتی نیازی به اخذ مجوز جداگانه از مراجع ندارید.
2- مراجعی انتخاب کنید که کوچ نباشد.
اگرچه که ICF این اجازه را به شما می دهد که یک کوچ به عنوان مراجع داشته باشید البته اگر که حوزه فعالیت شما کوچ کردن کوچ ها باشد. اما این موضوع را به هیچ عنوان به شما توصیه نمی کنیم. علت آن این است که کوچ ها هم مهارت هایی را که شما در اجرای جلسه کوچینگ به دنبال آن هستید، آموخته اند. این موضوع اغلب می تواند یا بسیار کمک کننده باشد و یا اینکه باعث شود که آن ها در بوط جلسه خود را کوچ کنند. در این صورت ممکن است مراجع به شما اجازه ندهد که تمامی شایستگی های کوچینگیتان را به خوبی به نمایش بگذارید. این مشکل می تواند منجر به نمره پایین تری برای شما شود چرا که ارزیابان به طور واضح نمی توانند توانایی های کوچینگی شما را برآورد کنند. به خاطر داشته باشید که فایل جلسه کوچینگی که ICF از شما می خواهد، یک امتحان است. جاییکه که شما باید مهارتهای کوچینگی تان را به نمایش بگذارید.
اگر شما می خواهید که ضبط صدا را با مراجعین جاری خود انجام دهید، طی گفتگویی به آن ها بگویید که ممکن است روند کوچینگ در این جلسه تغییراتی داشته باشد. اجازه بدهید آن ها بدانند که این تغییرات ساختاری چه هستند و چه چیزی پیش روی آن هاست.
اما اگر نمی خواهید با مراجعین جاری خود کار کنید، پس باید به دنبال اشخاصی در شبکه ارتباطی حرفه ای یا شخصی تان باشید. ممکن است که مثلا به سه نفر، سه جلسه با هزینه کم یا رایگان پیشنهاد دهید تا در عوض ضبط جلسه کوچینگ را انجام دهید و از بین جلسات ضبط شده بهترین را انتخاب کنید. در اینصورت برای آنکه بتوانید تمامی مهارتهای کوچینگ خود را در حد صلاحیتهای ICF نمایش دهید با مراجعین بالقوه خود مصاحبه کنید و از بین متقاضیان انتخاب داشته باشید. اول مطمئن شوید که آنها حتما هدف یا دستاورد خاصی برای جلسه کوچینگ مد نظر دارند. مطمئن شوید، مراجعینی انتخاب می کنید که نگرش و تفکر نسبی در مورد خودشان و خواسته خود دارند.
3- یک طرح و برنامه کوچینگ داشته باشید.
حتی اگر شما با مراجعی به صورت رایگان به منظور ضبط جلسه کوچینگ برای روند اعتبارنامه تان کار می کنید، مطمئن شوید که هدف آنها برای کوچینگ را مشخص کرده اید. این به شما این اجازه را می دهد که در طول جلسه به اهدافشان رجوع کنید و سوالهایی که مربوط به اهداف بزرگترشان می شود ، بپرسید. یک جلسه کوچینگ با نقشه ای از یک تصویر بزرگتر از آنچه که مراجع می خواهد به آن دست یابد، تاثیر مثبتی بر روی بسیاری از صلاحیتهای اصلی دارد.
4- به ندرت جلسه اول خود با مراجع را ارائه دهید.
وقتی شما شروع به اجرای کوچینگ با مراجع می کنید، تازه دارید در مورد همدیگر و روند کوچینگ یاد می گیرید، خصوصا در ارتباط با اقدام برای سطح مهارت MCC، شما به رابطه دوستانه عمیق تری با مراجعتان نیاز دارید و جلسه اول زمانی است که شما تنها در حال ساخت شروع یک رابطه دوستانه هستید. ثبت جلسه اول ممکن است بر روی صلاحیت هایی مانند ”حفظ حضور” و “کسب اعتماد و امنیت” تاثیر بگذارد.
5- برای جلسات کوچینگ 30 الی 40 دقیقه ای هدف گذاری کنید.
البته ICF اجازه 20 تا 60 دقیقه جلسه کوچینگ را به شما می دهد (و نه حتی یک دقیقه بیشتر)، اما همانطور که جلسات کمتر از 30 دقیقه می تواند به این معنی باشد که شما تمامی صلاحیت ها را اجرا نکرده اید، بیشتر از 40 دقیقه نیز می تواند برای بیشتر کوچ ها چالش برانگیز باشد که در قالب ذهنی کوچینگ برای پنجاه یا شصت دقیقه بمانند. جلسات طوالانی این خطر را دارند که به جای کوچینگ به سمت منتورینگ، تدریس و یا توصیه کردن پیش بروند. اما به هرحال شما می توانید نهایتا تا پنجاه و پنج دقیقه هم ادامه دهید، اما دقت کنید و کاملا هوشیار باشید که در قالب فکری کوچینگ بمانید. (خاطر نشان می شود که جلسات منتورینگ ایمپکت نباید بیشتر از 40 دقیقه شوند)
توجه: به مراجع بگویید که سی و پنج تا چهل و پنج دقیقه وقت می دهید اما از آنها تا پنجاه و پنج دقیقه برای هر جلسه کوچینگ اجازه بگیرید. این یعنی شما می توانید زمانی که احساس می کنید جلسه کوچینگ کامل شده است و یا مقدار آگاهی ایجاد شده در مراجع زیاد باشد، جلسه را پایان دهید. همچنین چنانچه که نیاز به زمان بیشتر برای ادامه جلسه و تحقق اهداف باشد، شما اجازه این انعطاف را دارید.
6- دو صلاحیت بسیار مهم برای خبرگی در صلاحیت های اصلی ICF.
صلاحیت ” حفظ حضور” در مرکز هدف قرار دارد. حضور شما می تواند مشخص کند شما چه اندازه به نقش خود به عنوان یک کوچ باور دارید، چگونه به مراجع خود گوش می دهید و آنچه که باور دارید مهم است که پرسیده شود و یا نباید پرسیده شود. همانطور که شما از ACCبه PCC و MCC ارتقا پیدا می کنید لازم است توجه بیشتری در مورد "چه کسی" بودن مراجع داشته باشید تا موضوعی که آنها با خود به جلسه کوچینگ می آورند.
منظور از "چه کسی" چیزهایی است که آنها باور دارند، ارزشهایشان، روش فکر کردن آنها، احساس، نحوه عمل کردن و غیره. ما کوچ ها باید حواسمان به "چه کسی" بودن خودمان نیز باشد و متوجه باشیم حضور کوچینگی، میزان تاثیر کوچ کردن ما را تعیین می کند. به همین دلیل است که ICFبر اساس آخرین تغییرات خود یک صلاحیت جداگانه برای آن در نظر گرفته به نام " Embodies a Coaching Mindset " برای کوچ ها است که قالب فکری و ذهنیت کوچینگی خود را ارتقاء دهند.
همچنین ما باید در صلاحیت "Establishing the Coaching Session Agreement" نیز مهارت ویژه ای پیدا کنیم. لازم است شما چگونگی ساماندهی جلسه را بدانید. اینکه چگونه در هر جلسه توافق آن جلسه را سازماندهی و آن را اجرا کنید و همچنین در طول جلسه مطمئن شوید که خواسته های مراجع را دنبال می کنید.
7- به دنبال یک منتور واجد شرایط باشید.
برای این کار سرمایه گذاری کنید و کسی را در نظر بگیرید که مطالعه دارد و صلاحیت های اصلی ICF را عمیقا می داند. شما می توانید با یک گروه منتور یا تنها با یک فرد مشغول شوید. شروع به کار کردن با یک منتور معتبر شما کج روی دورمی کند زیرا شما می توانید فیدبک ها را با هم ترکیب کنید و جلسه بعدی آنها را به کار بگیرید و آنقدر ادامه دهید تا مهارتهایتان را به سطح اعتباری که خواهان آن هستید ارتقا دهید. آکادمی کوچینگ ایمپکت در حال حاضر منتورهای معتبر در سطح جهانی برای سطوح ACC، PCC و MCC در اختیار دارد.
توجه: در صورتی که علاقه دارید، اینجا لینک صلاحیت های اصلی ICF و مارکر آپدیت شده سطح PCC قابل دانلود است.
8- ضبط کنید، ضبط کنید و ضبط کنید.
زمانی که ما فایل های صوتی ارسال شده جلسات کوچینگ را بررسی می کنیم، اغلب مشخص است که این تنها یک یا دو جلسه ای است که تا به حال ضبط شده. شما باید جلسات کوچینگ بسیار زیادی را ضبط کنید و بهترین آنها یا دوتا را برای ارائه انتخاب کنید.
زیرا که هر جلسه کوچینگ به شما اجازه نمی دهد که همه مهارتهای کوچینگتان را برای پروسه امتحان به نمایش بگذارید. احتمال دارد که شما در هنگام ضبط عصبی یا خجالتی شوید که بر کل حضور شما و مهارتهای کوچینگ شما تاثیر بگذارد. پس چندین جلسه را ضبط کنید و سپس به آنها گوش دهید و یا آنها را با یک منتور در راستای صلاحیتهای اصلی ICF مرور کنید.
علاوه بر آن، شما با گوش کردن به فایل کوچینگ خودتان خیلی چیزها یاد خواهید گرفت، شامل اینکه تن صدا و گام زیر و بم صدایتان چگونه است و اینکه چطور در طول جلسه تغییر می کند. همچنین کلمه های کوچک و صداهایی را خواهید شنید که شما گفتید مانند اوهوم، ااااه ، اوکیییییی، درسته و خیلی از اینها که اغلب با فضا و سکوت مراجع تداخل می کند و می تواند وقفه یا حواس پرتی برای مراجعتان ایجاد کند.
نکته: ICF برای بررسی فایل صوتی جلسات کوچینگ شما به فرمت mp3 و یا wma نیاز دارد.
نکته دیگر: مطمئن شوید که در یک محیط ساکت و آرام کوچینگ را انجام می دهید و نه کافه ای با فضای باز یا موسیقی در حال اجرا که مردم زیادی در آن در حال صحبت هستند. محیط مناسب برای کوچینگ خالی از سر و صدای محیطی است.
9- مطالعه کنید و آماده شوید.
خیلی از کوچ ها اعتقاد دارند از آنجا که آنها 500، 1000، 1500 یا حتی 2000 ساعت تجربه تعامل با مراجع را داشته اند پس مهارت اجرای کوچینگ عالی ای هم دارند. متاسفانه اغلب این مورد درست نیست به این دلیل که بیشتر کوچها از زمانی که تمرین کوچینگشان را کامل کرده اند، یک منتور کوچ صلاحیت دار نداشته اند که به جلسه کوچینگ آنها گوش دهد و بر صلاحیت کوچینگ آن ها بیافزاید. بسیاری از آنها ممکن است که با مراجعانشان نتایج عالی بگیرند اما این به این معنی نیست که آن نتایج به دلیل کوچینگ عالی ایشان است. این نتیجه می تواند برای این باشد که آنها بیشتر از کوچینگ به سمت تمرین، منتورینگ، تدریس، تاثیرگذاری و یا مشاوره رفته باشند.
همه ما کوچ ها عموما این عادت بد را داریم که به طور منظم مهارت کوچینگمان را بازبینی و مرور نمی کنیم. همچنین بسیاری از کوچ ها خیلی دیر به فکر نیازشان به منتورینگ می افتند و به خودشان زمان کافی نمی دهند که سطح مهارت خود را ارتقا دهند و برای تهیه فایل صوتی آزمون آماده شوند. اعتبارنامه ICF یک امتحان است و ضبط فایل صوتی کوچینگ شما (ارزیابی اجرا) نیازمند سطح مطالعه مناسبی بر روی صلاحیت های مورد انتظار ICF است. مطالعه کنید و برای آن آماده شوید همانطور که برای هر امتحانی این کار را انجام می دادید.
10- برای آماده شدن برای آزمون عملکرد ICF حداقل به خودتان ۶ ماه زمان دهید.
بسیاری از کوچ ها تصور دارند که همه آنچه که نیاز است انجام دهند پر کردن فرم های درخواست، ضبط چند جلسه کوچینگ و سپس ثبت درخواست است و در نهایت اعتبارنامه را به عنوان پاداش دریافت می کنند. اگر شما دارید برای اعتبار MCC درخواست می دهید مطمئن شوید به خودتان زمان کافی برای مطالعه و آمادگی و ضبط کردن جلسات بسیار زیاد می دهید. تجربه ما حداقل شش ماه زمان برای کارکردن با یک منتور صلاحیت دار است برای سطح MCC است.
11- یک یادگیرنده عالی باشید.
مصصم شوید که شما از پروسه اعتباردهی برای توسعه حرفه ای و شخصی خود استفاده کنید. ما کوچ ها از مراجعانمان می خواهیم تا یادگیرنده باشند و خودشان را برای ما آشکار کنند. در حال حاضر ICF یک صلاحیت جداگانه دارد به نام Embodies a Coaching Mindset که کوچ هارا ملزم به توسعه فردی می کند. ما در شغل توسعه انسانی هستیم پس توسعه مداوم خودمان به عنوان انسان ضرورتی مهم است تا بتوانیم به مراجعانمان بهترین خدمات کوچینگ را ارائه دهیم.
