برای گرفتن اعتبارنامه های فدراسیون بین المللی کوچینگ (ICF) نیاز است که کوچ مدارک مبنی بر داشتن تجربه کوچینگ خود را به ICF ارائه دهد. البته نیازی به ارائه گزارش از محتوای جلسه کوچینگ با مراجع نیست. ICF به صورت دوره ای تجارب کوچینگ متقاضیان را ارزیابی می کند. این یعنی که کوچ ها باید به پیدا کردن مراجع و اخذ رضایتنامه مراجعین برای ذخیره اطلاعاتشان ادامه دهند و ساعتهای تجربه کوچینگ با مراجع خود را مستند کنند.
لازم است برای فرایند ارزیابی، کوچ ها به اطلاعات تماس مراجعانشان دسترسی داشته باشند. همچنین لازم است کوچها رضایت مراجعان را برای ذخیره اطلاعاتشان مستند کنند. لازم است کوچها یک سیاست روشن برای چگونگی حفظ اطلاعات و سیستمی برای نگهداری اطلاعات مربوطه داشته باشند.
در نظر داشته باشید که ارائه اطلاعات نادرست یا جعلی به ICF باعث عدم پذیرش و یا لغو اعتبارنامه کوچ می شود و ممکن است باعث شود که کوچ در لیست سیاه ICF قرار گرفته و تا 5 سال درخواست اعتبارنامه وی بررسی نشود. مواردی که در ارتباط با تجربه کاری می بایست مورد توجه قرار بگیرد، در زیر تشریح شده است.
حفظ محرمانگی اطلاعات مراجع
به منظور حفظ اصول اخلاقی، شما باید رضایت هر مراجع برای ذکر اطلاعات وی در فرم تجارب کوچینگ را اخذ کنید. بنابراین افرادی که رضایت ندارند اسمشان در فرم باشد، باید از جدول حذف شوند به جز در مواردی که توافق نامه کوچینگ سوم شخص یا کوچینگ داخلی یا سازمانی است که سیاست محرمانگی دارند. در این موارد شما باید یک نامه مرجع از سازمان مربوطه اخذ نمایید که تعداد ساعتهای کوچینگ برگزار شده را تایید کنند.
تعاریف/مستندسازی
به محض آنکه شما شروع به اجرای کوچینگ کردید باید ثبت ساعتهای جلسات کوچینگ مراجعتان را نیز شروع کنید.
فایل اکسل موثرترین راهکار برای ثبت این اطلاعات است (برای مشاهده فرم اینجا کلیک کنید). چهار نوع از انواع مراجعین ممکن است در فرم ثبت تجارب کوچینگ لحاظ شوند: مراجعان فردی، مراجعان گروهی، مراجعان داخل سازمان و مراجعین سوم شخص.
ساعتهای کوچینگ
در ICF یکساعت جلسه کوچینگ زمانی معادل ۶۰ دقیقه است که در آن مراجع، متقاضی اعتبارنامه را به عنوان کوچ خود استخدام کرده و نه به عناوین دیگر مانند منتور کوچ یا سوپروایزر. جلسات کوچینگ کمتر از ۶۰ دقیقه به عنوان ساعت ناتمام محاسبه خواهد شد. به عنوان مثال 30 دقیقه کوچینگ 0.5 ساعت محسوب خواهد شد. کوچینگ باید حضوری یا با تلفن و یا دیگر تکنولوژی های ارتباط صدا باشد.
فرمت ثبت تجارب کوچینگ
توصیه ICF این است که شما از فایل اکسل ثبت تجارب کوچینگ استفاده کنید (برای دانلود از لینک زیر استفاده کنید). تجربه کوچینگ با استفاده از این excel روند اعتبار دهی را راحت تر و کارآمدتر خواهد کرد.
ICFClientCoachingLogTemplate-4.xls
ساعتهای کوچینگ با دستمزد
ساعت های با دستمزد شامل:
- ساعتهایی از کوچینگ که کوچ بابت آن از مراجع دریافتی دارد. این دریافتی می توانند هر مبلغی باشد. حتی پرداختی می تواند به صورت تواتر کالا یا خدمات باشد و یا حتی تبادل خدمات کوچینگ.
- کوچینگ داخلی (درون سازمانی) که شرایط تعریف مربوطه در زیر را داشته باشد.
- کوچ سوم شخص که با تعاریف مربوطه زیر تطابق داشته باشد.
کوچینگ ارائه شده در یک برنامه آموزشی تمرینی نمی تواند بخشی از تجربه کوچینگ لحاظ شود مگر آنکه جلسه کوچینگ خارج از کلاس درس و با یک مراجع واقعی انجام شود. به عبارت دیگر، جلسات تمرینی نباید بخشی از سرفصل آموزشی آکادمی مربوطه باشند.
ساعت های رایگان (عام المنفعه)
ساعت های رایگان داوطلبانه/اهدایی کوچینگ
دانشجویان، اساتید، سوپروایزرها و یا منتورها نمی توانند ادعا کنند که با یک برنامه تمرینی زمان کوچینگ داشته اند مگر آنکه جلسه کوچینگ خارج از سرفصلها و ساعات آموزشی کلاس و با یک مراجع واقعی صورت بگیرد.
کوچینگ هم سطح
کوچینگ هم سطح تبادل خدمات کوچینگ بین دو کوچ است.
کوچینگ هم سطح (جدا از برنامه تمرینی) می تواند به عنوان ساعت کوچینگ با دستمزد لحاظ شود اگر که بخشی از برنامه های تمرینی کلاس آموزشی نباشد و در سرفصل های آن لحاظ نشده باشد.
مراجعان فردی
برای هر فرد مراجع شما باید موارد زیر را انجام دهید:
- نام مراجع و آدرس ایمیل یا شماره تلفن
- تاریخ شروع و پایان رابطه کوچینگ
- تعداد ساعات با دستمزد و ساعتهای رایگان که شما مراجع را کوچ کردید
مراجعینی که برای فهرست شدن نامشان در لیست رضایت ندارند باید از جدول حذف شوند. رضایت نامه می بایست مستند شده باشد.
جلسات کوچینگ گروهی
برای قبول کوچینگ گروهی، شرکت کنندگان باید یک دستورجلسه داشته باشند و جلسه کوچینگ می بایست تعاملی باشد (تعامل دو سویه بین کوچ و افراد گروه). مستند کردن ساعتهای کوچینگ فردی و گروهی در فرم تجارب کوچینگ می بایست جداگانه انجام شود.
برای جلسات کوچینگ گروهی موارد زیر را بر روی جدول کوچینگ ثبت کنید
- نام و آدرس ایمیل یک نفر در گروه ( نیازی نیست نام سایر افراد گروه و یا نام خود گروه را ارائه دهید)
- تاریخ شروع و پایان رابطه کوچینگ
- تعداد پرداختها و ساعتهای رایگان که شما گروه را کوچ کرده اید
- تعداد نفرات گروه ( تنها گروه هایی با ۱۵ نفر یا کمتر لحاظ خواهند شد)
شما نمی توانید بنا به تعداد مشارکت کنندگان در گروه، ساعت محاسبه تجربه کوچینگ خود را چند برابر کنید. به عنوان مثال اگر شما 15 نفر را برای یکساعت کوچ می کنید شما تنها می توانید آن را به عنوان یکساعت کوچ در نظر بگیرید نه 15 ساعت.
کوچینگ داخلی (درون سازمانی)
کوچینگ داخلی که فرد به عنوان بخشی از وظایف خود در سازمان ایفا می کند. در صورتیکه کوچ مدیر مستقیم مراجعان خود باشد، ساعت کوچینگ لحاظ نمی شود.
مراجعان داخلی باید همانند مراجعین فردی یا گروهی فهرست و ثبت شوند مگر آنکه سیاست محرمانگی سازمان مانع شما از افشای اطلاعات مراجعین شود.
اگر محدودیتی از سوی سیاست محرمانگی سازمان وجود نداشته باشد، لازم است اطلاعات زیر گزارش شود:
- نام مراجع و ایمیل آدرس یا شماره تلفن
- تاریخ شروع و انتهای رابطه کوچینگ
- تعداد پرداختها و جلسات رایگان که شما مراجع را کوچ کرده اید
اما اگر سیاست محرمانگی سازمان مانع از گزارش اطلاعات شود، شما باید یک نامه رسمی از شخص واسط در سازمان در این خصوص دریافت کنید. این نامه باید در سربرگ شرکت امضا شده و در آن موارد زیر درج شده باشد:
- نام شما
- اسم و اطلاعات تماس برای شخص واسط
- توضیحاتی از نقش فرد واسط در سازمان
- توضیحاتی از نقش شما در سازمان
- تایید سیاست محرمانگی سازمان
- تائید تعداد ساعتهای کوچ شده، تعداد مراجعان کوچ شده و مدت زمانی که کوچینگ انجام شده
نیازی به درج تعداد ساعات تجربه کوچینگ مندرج در نامه در فرم ثبت تجارب کوچینگ نیست.
کوچینگ شخص سوم
کوچینگ سوم شخص کوچینگی است که کوچ، پرداخت های کوچینگ خود را از سازمانی دریافت می کند. این پرداخت ممکن است هر مبلغی یا مبادله کالا یا خدمات باشد. کوچینگ شخص سوم مشابه مراجعان فردی و گروهی باید در فرم ثبت شود مگر آنکه یک سیاست محرمانگی سازمانی وجود داشته باشد که مانع از افشای اطلاعات مراجع شود.
اگر در این زمینه سیاست محرمانگی وجود داشته باشد، شما باید دقیقا مشابه کوچینگ داخلی عمل کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید اینجا کلیک کنید.
